亿星产品介绍

亿星内贸通

越来越多的外贸公司开始介入国内销售市场,亿星软件根据内销市场按销售预测进行计划性生产和采购,有别于外销模式下的按单生产和采购的特点,专门为同时开展内销业务的外向型企业开发了内销管理软件---《亿星内贸通》,  《亿星内贸通》充分体现了按库存销售的内销业务特点运作特点,可全面管理采购在途数量、实际可用数量、库存实物数量,实时获得当前库存情况;系统共分为八个功能模块---基础信息模块、送样模块、销售模块、采购管理模块、库存管理模块、财务管理、用户权限管理、查询统计模块。
系统流程介绍
1、建档案。首先,在系统里面建立完善的基础资料,包括:样品档案、供应商档案、客户档案、仓库设置。样品档案、供应商档案、客户档案是销售业务、采购业务过程中必不可少的重要信息。仓库设置是进行库存管理的前提。
2、销售。与客人谈妥了成交的产品清单以及成交数量后,操作员在销售管理模块制作销售订单,产品的详细资料直接从样品档案中调用。 销售合同可分为销售单、订单两种。
3、出库。销售单制作好了之后进入出货环节,制作销售出库单并出库。出库时可以一次性出库也可以分批出库。然后,根据销售出库单生成应收货款。
4、采购。采购时可以根据订单进行采购,也可以主动采购作为库存。
5、入库。采购回来的产品根据采购单的内容进行入库登记。可以一次性入库,也可以分批入库。当销售出去的产品发生退货时,也需要进行入库登记。入库单生效后,根据入库单的内容产生应付货款。
6、结账。财务进行收付款登记,并相应冲销应收账款、应付账款。一笔应收账款或应付账款可以进行多次收款或多次付款。

产品模块介绍

基础信息

样品档案、供应商档案、客户档案、仓库设置等基础数据在系统使用过程中需要被调用到,所以在系统使用初期要先建立好这些基础资料。
在系统中建立完善的样品档案库,为后续的销售、采购、库存管理等提供详细的产品资料。样品档案的内容包括:
①产品基本信息库:有货号、品名、分类方法、规格、装箱率、CBM、买价、出厂价、建议零售价等;
②产品图片信息库:对产品图片档案进行管理,并设置严格的管理权限,防止图片外泄;
③产品配件信息库:定义产品所需装配的配件名称、规格、数量等
④产品包材信息库:定义产品所需的包装材料名称、规格、数量等;
样品档案同时提供了大量的样品信息检索和资料打印功能,可方便地查询或打印货号表、样品配件表、成本分析表、报价表、样品资料卡片等,通过数据共享,相关人员可随时查到所有的样品相关资料(包括图片)。
供应商档案、客户档案是业务合作伙伴的重要信息,制作销售订单时调用客户信息,制作采购合同时调用供应商信息。

送样管理

登记公司对外的送样记录,用于查询统计对外的送样费用以及场频的送样情况。
送样单的信息主要包括:
主表:送样单号、客户、业务员、开单日期、送样日期、送样地点、总金额、开发人员、开发类型、工厂、备注。
明细表:货号、客号、中文品名、改样要求、厂家、报价单位、数量、总数量说明(针对厂家)、单价、产品尺寸、买价、出厂价、包装盒类(中)、CBM、工厂备注。
送样管理模块主要操作包括:送样单制作、送样单打印导出、送样单查询等。

销售管理

销售业务分3种情况:
1) 给经销商配货。根据经销商提供的产品清单或下单金额,业务员以公司的产品库存情况为依据进行配货销售。
2) 零售产品。业务员零售量少的个别产品。
3) 订单。客户对产品有特定要求而下的订单。

销售合同性质分为:销售单、订单两种。
1)2)属于销售单,3)属于订单。业务员在跟客户沟通完之后,进入销售管理模块将客户确认要购买的产品清单录入到系统中。制作销售合同时,先选择下单的客户信息,填写合同主信息,然后输入货号从样品档案中调出样品详细信息,操作员输入客户的订货数量后保存,销售合同便制作完成了。接下来可以打印或导出销售合同以及查询销售合同信息,或处理销售退货情况。
对于销售单,接单后便可进行销售出库。
对于订单,制作完订单,可通过系统自动分解成采购合同。
销售订单的费用分为两部分:内部费用、加减费用。内部费用用于登记公司内部的费用清单,如:保险、运费等。加减费用用于登记除应收货款外的其他应收项目,如:样品开发费用、模具费用等。销售订单包含预收定金项目。

销售合同的信息主要包括:
主表:销售单号、我司名称、业务员、客户、联系人、下单日期、交货日期、合同性质、付款方式、包装方式、佣金比例、介绍人、合同总金额、备注。
明细表:货号、客号、中文品名、包装方式、内、中、外、箱数、数量、报价单位、单价、金额、报价基准、厂价、品名描述、客户备注、材质。
销售管理模块主要操作包括:销售合同制作、销售合同打印导出、销售合同查询、销售退货等。

采购管理

采购管理处理两种方式的采购业务:按订单采购、主动采购。按订单采购时,采购合同直接从订单根据产品的供货商自动分解过来。
主动采购时,采购的产品清单直接从样品档案库中选择。
采购订单包括预付定金项目,需登记内部费用。
采购订单的信息主要包括:
主表:采购单号、采购方、业务员、供货方、联系人、下单日期、交货日期、合同性质、付款方式、合同总金额、备注。
明细表:货号、厂号、中文品名、厂价、数量、单位、箱数、内、中、外、品名描述、工厂备注、包装说明、电脑标、配件要求。
采购管理模块主要操作包括:采购单制作、采购打印导出、采购单查询等。

库存管理

库存管理包括:采购入库、退货入库、销售出库、报损出库、库存盘点等。
产品入库包括采购入库、退货入库。采购回来的产品都需要进行入库登记。采购入库时,根据采购合同的内容进行入库,采购单可以进行分批入库。入库登记时,系统控制该采购合同的产品累计入库数量不能大于采购合同上的数量。对未入库的数量进行标记,说明这些数量是在途数量还是无需入库的数量,以便统计产品的在途数量有多少。系统将库存分为订单库存、普通库存两种。按订单采购的产品入库时进入订单库存中。主动采购的产品入库时进入普通库存。入库单生效后,产品库存量增加,并根据入库单生成应付货款。
在销售管理进行销售退货时,根据销售合同的内容制作退货单,用户在退货单上填写退货数量。然后根据退货单进行入库登记。入库单生效后,产品库存量增加,并根据入库单生成应付货款。
产品出库包括销售出库、报损出库。订单的销售出库从订单库存中出库。销售单的出库从普通库存中出库。出库时可以一次性出货,也可以分批出货。出库单生效后,产品库存量减少,并根据销售出库单生成应收货款。
需要报损的产品可进行报损处理,在库存管理模块制作报损出库单。出库单生效后,产品库存量减少。
库存盘点:结合产品的出入库信息自动盘点出各个仓库的产品账面库存数,根据实盘数量,定期纠正产品的库存数并打印库存盘点单。
库存查看:结合产品的出入库信息自动计算产品的库存数量,实时查看产品库存。

财务管理

本系统中的财务管理分三个步骤完成。一是,先根据生效的产品入库单生成应付帐款,根据生效的销售出库单生成应收账款。项目包括:出货应收货款、预付货款应收以及其他的费用应收项目。二是,对日常财务上的每笔收付款进行登记。三是,在收付款登记的基础上,根据应收账款、应付账款的项目进行冲销操作。同一笔应收账款(或应付账款)可以进行一次性收(或付)款,也可以进行多次收(或付)款。同一笔收(或付)款登记可以冲销一笔应收账款(或应付账款),也可以冲销多比应收账款(或应付账款)。

单据格式及查询统计报表制作

条形码格式制作,可根据用户提供的标签格式进行设置,打印出美观的电脑标签,为样品的管理及业务报价过程中数据的采集提供方便;
同一类型报表多样化设计:同一种单据可以定义多种格式,满足不同的需求;
多样的导出处理功能,可以导出EXCEL、PDF、JPG图片等格式;
查询统计报表制作,如:销售情况分析、业务员业绩提成、某一时间段的佣金情况、统计各个客户应付金额、已付金额及未付金额等信息、统计各个工厂应付金额、已付金额及未付金额等等。

系统权限管理

为每个操作人员建立各自的用户信息,在系统中给各个用户分配各个模块各个动作的操作权限、报表查询权限,最大限度维护数据的安全;
可对每个操作员指定可登录的机器名称及使用系统的时间;
操作日志记录:系统自动记录每个操作员登录系统后的操作内容,如果发生数据错误,可迅速查出数据录入人员。
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