参加海外展会比在国内参加展会复杂得多，外贸企业应更加用心对待。

（一）早做准备

         一般的策划工作应该在展会开始前 12 - 18 个月准备，因为场地是按“先来先分配”的原则安排的，所以企业至少要提前 12 个月预订场地。
外贸企业若对某展会有意向，就应及早对其进行调查，以取得第一手信息。一旦决定参展，外贸企业就要和展会组织者开展紧密的合作，以防任何突发状况发生。
         友情提示：参展人员应至少提前两天到达目的地以调整时差。若外贸企业需要单独设置展厅、处理后勤事务，那么参展人员将会非常疲劳。因此，参展人员要留出充足的时间，好好休息，调整自己的状态。

（二）拟订合理预算

        外贸企业应拟订一份切合实际的参展预算。国外展会的费用根据展会地点、汇率和时令的不同会有较大差距。除了考虑展出经费、运输费用、宣传花费及工作人员的工资外，参展企业还要考虑进口关税和相关的出口规则。同时，为应付展会中的意外事件及因汇率变动而带来的额外花费和其他小费支出，参展企业应增加 25% 的预算，以保证展会活动的顺利进行。

（三）规划展位/展厅

        在大多数展会上，展位就是摊位。这些展位最小的大约有10 平方米，一般三面封闭，壁上刷石灰粉，布置比较简单。但布置精细的展厅在欧洲一些大型展会上十分流行，这类展厅往往面积较大，而且有可能包括会议室、休息室、厨房和酒吧（用来招待客户），其中会备有小甜品和软饮料。因此，在策划时，参展企业要把会议室和休息室也考虑在内。

相关链接——常见的最佳展会位置

1.入口或入口两侧
        处于这种位置的展位开门见山，比较容易吸引刚入场的、精力充沛的客户留意并驻足。
2.出口处
（1）该位置的显眼程度与入口处相当，但因为观众经过此处时多少都会有些倦怠或已经谈妥了业务，所以人气指数会较入口处稍逊一筹。
（2）出口处也有其优势，那些没有找到称心目标的客户会抱着最后的期望，对这一带的展位进行认真的考察。因此，处于该位置的企业和客户最终谈成业务的成功率会比较高。
3.主要人行干道的两头或十字干道的中心四角处
        这些位置也是人流集中的地方。但当参加展会的人数较多时，展位离主干道或者十字路口有一点距离会更合适，这样能避免因为来往人流熙攘而给客户停留沟通带来不便的情况，如果情况相反，则应尽力在路口显眼处布置展位。
4.展览问讯处、新闻中心及各类基础服务设施(如餐厅、便利店、选手间)附近
        由于人们需要了解相关信息或需要相应的服务，因此这些区域的人员也会相对较多。
5.知名企业的展位周围
        知名企业一般都是大家关注的热点和计划内目标，在其周围布置展位也是不错的选择。
6.上届展会位置
如果上届展会中某些展位所处位置较好或展示效果较好，那么在下届展会中应该尽量选择择相同或接近位置的展位，以便老客户、老朋友的来访和洽谈。       

        如果企业的展位面积比较小，那么该怎么设计和布置，让其也能传递企业的专业性呢？俗话说：“知己知彼，百战不殆。”在小展位的布置工作中，企业应从了解自身的情况和需求开始。

一、了解企业的参展计划

1.这次展位布置是一次性的吗
       如果一年只能参展一次，那么布置展位的预算是多少？是计划一切从简，还是预算充足？企业期待的展位形象是怎样的？
2.参展次数
       如果企业每年参展比较频繁，那么就需要考虑展位方案的重复使用。这样做一则可以避免浪费，二则在每次参展的时候企业的形象都会保持统一，也节约了参展准备时间。
3.如果一年有几次展会，那么展位的面积、开口方向是否大概一致
       有的展位是3m×3m单开，有的展位是3m×6m双开，是否有方案实现不同展位布置的互相转换，以免因重复投资而造成浪费。
以上三个问题了解清楚了，在方案的选择上也就有了一个明确的方向。

二、了解参展的目的

       企业参展的目的可以细分为产品推广、品牌推广和寻找经销商三类。明确了参展的目的。也就明确了展位布置的重点，
(1)如果以产品推广为目的，尤其是计划展出新品，那么在布置展位的时候，应尽量将新品如明星般烘托，减少其他产品的出现，甚至不出现其他产品。
(2)如果以品牌推广为目的，那么展位的设计在平面上应以企业的名称、Logo为设计重点，要不遗余力地用醒目的字体、有冲击力的色彩或画面来宣传品牌，突出企业个性。
(3)如果是寻找经销商，则要在展位显眼的位置突出“寻找经销商”等字样，以免因为前期设计和计划的疏忽导致展会现场流失目标客户。

三、选择合适的“硬装”

       “硬装”指参展企业用什么样的方式来陈列产品、如何固定画面、选择什么样的画面材料等。企业需要考虑以下几个问题。
(1)样品陈列方式是平放还是悬挂，是落地还是水平陈列?
(2)有没有储藏空间以保持展位整洁?
(3)企业的目录使用什么方式派送?
(4)如何最大限度地使用展位以节约成本?
(5)画面的材料选择有何讲究?每种材料的效果如何?
(6)具体有哪些布展方式?分别有什么特点?
(7)某个展位方案是否能重复使用?若能，能实现在几个不同展位的使用?
(8)有什么方式方便企业携带(保证重量轻、体积小、拆装方便)?
对于小型展位来说，如果是企业自己布置，那么布展方式的便捷性是非常重要的，千万要避免看着好看但装不起来的情况。

四、选择正确的“软装”

       在展位设计里，“软装”主要是指画面的设计。可别小看了画面设计，一个犯了若干种展位画面设计错误的平面设计，会让展位的效果大打折扣。企业在审核展位布置的平面设计时，需要把握以下几点原则。
(1)重点内容的字体要足够大，位置要足够高，保持在人平视的范围内(140~150厘米)。这样，目标客户在经过展位的时候才不会忽略展位。
(2)单个文字最小不能低于1.5厘米，以免出现将文字排满画面的常见错误，导致画面缺乏设计效果，减少对客户的吸引力。
(3)图片要尽量清晰，尺寸要尽量大。现在是读图时代，一张精美的产品图片能立即吸引目标客户的注意力。
(4)色彩要尽量鲜明、统一(最好与企业的Logo、网站、宣传手册等保持统一)。为了让展位引人注目，尽量避免使用大部分展位常用的色彩，比如蓝色。

五、了解“禁止”条款，避免损失和犯错

       在展会中，对展位的布置通常会有些“禁止”条款，每个展会主办方的要求也不尽相同，因此在布展前必须找主办方确认或者仔细阅读《参展商手册》。否则，到了布展现场，会因为（违反规定产生麻烦，甚至被强行撤展。国外展会的相关条款更加严格，比如不能在围板上钉钉子、不能用胶水粘贴、必须有防火证明等。
2.运送展品到展地
       做好展品运输的准备工作也很重要。大多数国际展会都有一个官方指定的货运代理人，该代理人熟知相关细节，如开具发票、申请出口许可证、了解相关申报工作、发放货物清单、处理保险事宜、准备包装清单和所有必需文件等。对于需要运输的设备，一般不按照正常的，标准缴纳关税，除非在展会后仍留在展会举办地。
3.办理海关手续：
       办理海关手续是海外参展必须面对的难题之一，企业按正确的步骤办理海关签证文件是非常关键的。
4.善待工人
       美国、英国、法国和意大利等国家都有强大的工会组织。企业要了解并遵守与工会工人合作的规则，尊重每一位工人；与承包商合作时，一定要请翻译陪同，以便传达指令；相关人员需至少提前一周到达展地，以处理有关事务。

六、殷勤待客

       企业要在展会上成休息室内提供食品，以便在与来宾交谈时享用。
       企业可设计一种与企业成产品形象相符的特色菜谱。例如，企业可以安排相关人员提供食物，也可以请来宾吃自助餐。提供自助餐时，企业要注意交易会上的一些特殊要求，如在德国的一些交易会上，根据国家“绿色环保”政策的要求，食品要盛在真正的资制器皿中，而不能使用塑料制品或包装纸。

相关链接——保持对主办方文化的敏感性

       进行国际贸易要懂得文化差异，明确什么是该做的，什么是不该做的，避免犯一些不必要的错误。在做国际贸易之前，企业应牢记以下指导方针。

1.使用每个人都明白的基本词汇

       很多国际性商业交往都可能需要英语，但若使用一些难以翻译的词汇，如俚语、口语、习语、术语、时髦字眼、行话、公文、首字母缩略词和隐喻等，就会出现麻烦。因此，在交流中，无论是书面语还是口语，使用能让每个人都明白的基本的简单词汇，无疑是更为有效的方法。

2.留心隐含意义

       在不同的国家中，不同的颜色与数字都有其特定的内涵。若企业的产品或包装使用了不恰当的颜色，销售额就会大打折扣。因此，企业在准备展会时，应避免出现此类会成重大损失的低级错误。

3.时刻牢记：行胜于言

       每种文化都有其独有的特征，如何恰当地进行眼神交流、握手，什么是得体的言行举止及空间距离等，不同的文化存在着很大差异，了解如何同参展的外国友人进行问候与交流是很重要的。切记，你是以该国客户的身份在此举办交易会的，应该学会入乡随俗。

4.见面问候

       在国外，人们互称对方的头衔而非直呼其名。欧洲人习惯在见面和离别时握手，而握手这种常规的行为在不同的国家有着不同的方式。例如，德国人习惯有力地握手，而法国人在握手时不会太用力且时间短暂，美国人则有力且上下摇动。
与来自法国、西班牙、意大利、葡萄牙和其他一些地中海国家的人们进行问候时，一般要亲吻对方的双颊。跟亚洲人进行交流时，要避免身体接触。

5.肢体语言

       在不同的文化中，相同的手势有很大的意义差别。例如，许多民族把坚拇指看成不礼貌的动作。亚洲很多民族都认为用食指指人、物是非常不礼貌的动作。美国人用来表示再见的手势，在东南亚人看来却是示意某人过来。尽管美国人把微笑作为友好的象征，可在其他文化中，微笑还有不同的意思。

6.使用名片

       名片在许多国家有着非常重要的作用，它是显示地位与身份的一个真实凭证。实际上，如果外贸业务员没有名片，别人就不太可能认真对侍你，尤其是在亚洲国家。在有人呈递其名片时，外贸业务员对其名片要表现出与对其身份同样的尊重，这一点非常重要。倘若处理不当，可能会让对方认为是对自己的侮辱，外贸业务员务必仔细了解他人递给你的名片，勿在上面做备忘录，尤其是在来访者面前；不要折叠或随便把他人名片塞入口袋；离开时应把名片随身带走。企业应为参展代表提供双语名片。在英语并未得到广泛使用的国家。要准备背面印有当地语言的名片。
许多国家都有赠送名片的特殊礼节。例如，在日本，人们在交换名片时会很郑重，如双手奉上并向对方鞠躬，彼此双手接过名片，认真浏览，并在谈话中有所应用。

7.承认不同的交流风格

       在交流过程中，有些文化比其他文化更直接、更坦率。有些语言文化是低语境文化。这就意味着它们的词语具有特定的意义，理解时不需要依靠当时的语境，或对语境的依赖性较小；与之相反，有些高语境语言，在很大程度上依赖于谈话的语境来确定词义。因此，开门见山容易被认为是不雅的，甚至是无礼的。
      拥有不同文化背景的人在交流时，由于文化差异，可能会很迷惑，甚至受挫、急躁。在一些国家，如法国，“不”经常意味着“也许”，“也许”意味着“不”。亚洲人很少说“不”，特别是日本人，他们有其独特的方式避免说“不”，他们可能会使用微妙的暗示，如“这有点儿难”或“我会考虑的”。在很多时候，为了避免说“不”，韩国人会给你一个他们认为你想听到的答案，如一句“是的”或点一下头，表示“也许”“我知道了”或“是的，我听见你说的了”。
       谈话的主题应避免涉及金钱、宗教和私人问题。关于体育、旅行、历史和文化的主题都很合适。另外，各国的幽默方式不同，在翻译过程中会经常造成误解，因此尽量不要开玩笑，尤其是涉及种族问题的玩笑。

8.要有耐心

       在国外做生意需要耐心。许多外国商人需要时间浏览大型的展销图片，完全了解整个运作过程，他们希望从容地与企业建立合作关系。同时，外国商人要确定企业是否真诚，是否能够信守承诺。他们需要一种安全感，需要知道参展企业是否是一个可以信任而且机制健全的企业，并且愿意在他们的国家兑现承诺。因此，展会后立即与其深入接触，是建立海外买卖关系、为企业带来更多订单的好方式。