在国际贸易中，报价就是卖方根据买方的询问，通过对自己产品的成本、利润、市场竞争力等因素的考虑而报出的可行的价格。
一、报价概述
在外贸业务中，报价有其独特的方式。其英文表述为“Offer”，而现实生活中客户多半会用“Quotation”或“Price List”代替。
（一）报价的具体要素
一个正式的外贸报价通常包含以下要素。
(1)价格条件(FOB、CIF、CFR等)，这是报价的核心。
(2)产品名称、规格、数量等必备的信息。
(3)有效时间。
由于国际市场变化大，价格常常要随行就市地进行调整。因此，企业必须要加上报价的有效时间。此外，规定有效时间还可以起到促使客户早日下单的作用。
这种正式的报价称为实盘(Firm Offer)，即价格一经报出，如果客户在报价所规定的有效期内回复接受，出价方就不可再做更改了。
（二）报价的技巧
在进行报价时，一定要中肯、及时。合适的报价是赢得客户订单的关键，如何做好报价也有许多技巧，一些常用的技巧如表3-1所示。
二、报价前的准备
在报价前，企业应做好充分的准备工作，以保证最终的价格合理。
1.做好前期的市场分析和调研
(1)要认真分析客户的购买意愿，了解他们的真正需求，从而拟出一份有的放矢的报价单。有些客户将价格低作为最重要的因素，那么一开始就报给 他接近你的底线的价格，这样赢得订单的可能性就大。
(2)做好市场跟踪调研，清楚市场的最新动态。由于市场信息透明度高，市场价格变化更加迅速。因此，企业必须依据最新的行情报出价格——“随行就市”，这样双方才有成交的可能。
一些正规的、比较有实力的外商，都在我国设有办事处，对我国的市场行情、市场环境都很熟悉。这就要求外贸业务员自己也要信息灵通。
2.做好与客户的沟通
每个企业都有自己的一套报价体系，可是有时候客户会提供报价单，让企业按他们的要求来进行报价。
一份完整的报价单除了包括产品图片、货号、货物描述、单价、出货港口、单个产品包装、装箱单、净重等因素外，还要记录与客户的沟通内容，具体如表3-2所示。
三、价格核算
企业报价时通常会使用FOB、CFR、CIF三种价格。对外报价核算时，应按照以下步骤进行：明确价格构成，确定成本、费用和利润的计算依据，然后将各部分汇总。
（一）价格构成
FOB、CFR和CIF是外贸业务中常用的价格术语，企业的报价也基本以这三种术语为标准。
1.三种术语各自的基本价格构成
FOB价=成本+国内费用+预期利润
CFR价=成本+国内费用+出口运费+预期利润)
CIF价=成本+国内费用+出口运费+出口保险费+预期利润，
2.三种贸易术语价格之间的换算
总公式：FOB价=CFR价-运费=CIF价×(1-投保加成×保险费率)-运费
根据总公式，可以将各种术语进行转换，具体如表3-3所示。
四、报价单的制作与管理
（一）制作报价单
报价单的最优文档形式是PDF文档。
在制作报价单时，一定要考虑发给客户的文件文档的具体格式，有的人习惯在邮件中附上Excel或Word文档的报价单，结果发出之后常常没有收到客户的回复。
究其原因，不少病毒伪装成Excel和Word文档在邮件中出现，因此欧美大部分企业的邮件系统都使用了垃圾邮件过滤软件。只要是邮件中出现Excel和Word文档附件，就会被删除。
解决这个问题的最好办法就是把文件制作成PDF文档。PDF文档是世界上流行的文档形式，病毒很难伪装成PDF文件或在PDF文件中寄生。PDF文档可以在任何系统中兼容，如Windows等。外贸业务员可以把报价单制作成PDF文档之后用邮件发送，客户的邮件系统就不会把邮件误判成垃圾邮件或病毒邮件,邮件就可以顺利进入客户的邮箱,从而打开交易之门。
（二）报价单样式
每个企业、每个产品的报价单都有所不同，但内容基本一样，具体如表3-4所示。
（三）报价单的管理
报出价格后，企业一定要留底，企业可以设计一份表单来管理所有的报价，表单名称可按客户名称来分类，每张表单中包括具体报价、报价日期、对方的要求、报价的计算（各项成本分别列出，再汇总）等信息。这样当客户在未来的某个日期来函要求对价格进行调整时，就能回顾当时的报价，了解当时报价的基础，再根据现时情况进行必要的调整。
“报价单管理表”最好按客户名称的字母顺序来排序，这样查找起来更方便（见表3-5）。
