不管以什么样的方式进行贸易磋商和谈判，最终都应签订合同。签订书面合同是外贸磋商的最后环节，它的订立标志着买卖双方磋商交易阶段的结束。

一、外贸合同的形式

       由于外贸合同的金额较大，内容繁杂，有效期长，因此许多国家都要求采用书面的形式。签订，《联合国国际货物销售合同公约》没有对合同形式做出限制，但是根据我国法律规定，外贸交易合同必须采用书面的形式签订。

（一）书面合同

       书面合同包括正式合同、确认书、协议书、备忘录、订单等。在此只简单介绍几种常见的书面合同及其特点。
1.正式合同
       正式合同(Contract)是一种全面、详细的合同订立形式，它对双方的权利与义务，以及发生争议以后的处理方法都有比较详细的规定。正式合同适用于大宗商品和成交额比较大的交易。
2.确认书
       确认书( Confirmation )是一种简易合同。它在格式上与正式合同有所不同，条款也相对简单，主要是就交易中的一般性问题做出规定，而对双方的权利、义务的规定不是很详细。此种合同订立形式主要用于成交金额相对较小，或者是已经订有代理、包销等长期协议的交易。以下是一份售货确认书范本。在实际操作过程中，客户往往会根据企业出具的售货确认书修改其采购订单（Purchae Order），并将采购订单替代售货确认书，随后发送给企业进行双方签字确认。
3.协议书
       协议书(Agreement)是一种比较灵活的合同形式，既可以很复杂也可以很简单。若其内容对买卖双方的权利和义务都做出了明确的规定，那么就与正式合同一样具有法律效力。若交易洽谈的内容比较复杂，双方仅商定了一部分条件，还有一些条件需要进一步磋商，此时可以签订一个“初步协议”，并说明此协议属于初步协议，那么这种协议就不具备正式合同的性质，因此没有法律约束力。
4.备忘录
       备忘录( Memorandum )主要起到记录洽谈内容，供以后查询的作用。若双方的交易条件被完整、明确、具体地记录在了备忘录中，并且经过双方签字，那么其性质就和正式合同一样具有法律约束力；相反，若交易条件记录不完整，则不具备法律约束力。
5.订单
       订单(Order)是指买方拟制的货物订购单。在通常的贸易中，买卖双方经过洽谈达成交易后，卖方通常会制作合同或确认书各两份并寄给买方，要求其回签一份。但在某些情况下，买方会直接将订单寄给卖方，要求卖方回签。这种经过磋商后寄来的订单，实际上就是一份购货合同。

（二）口头合同和电子合同

      除了上述书面形式的合同外,还有口头合同(当事人之间通过当面谈判或电话的形式达成的协议）和电子合同。
1.口头合同
       口头合同的优点是节省时间，方便快捷。但是因为没有文字依据，所以一旦发生争议，
处理起来难以找到证据。口头合同对双方的诚信要求比较高。
2.电子合同
       电子合同的载体不是纸张，而是信息系统。因为电子信息的内容是可以编辑的，而且不太稳定，另外要添加合同当事人的“亲笔签名”，在技术上还有些难度，所以电子合同是否具有法律效力这一问题，在各个国家有不同的观点，在签订合同时应该注意这一点。
外贸企业在签订外贸合同时，最好使用书面的正式合同，以减少争议和纠纷。

二、制作外贸合同

      一份完整的合同，其基本内容可以分为三个部分：约首、基本条款和约尾。这三个部分都有各自不同的内容和作用，具体如表3-6所示。

       在明确了合同的各种形式及主要内容后，外贸企业就应根据实际需要制作正式的书面合同文本。

三、审核合同尽量避免差错

       对于己方（出口方）制定的书面合同，外贸业务员在寄送给买方之前要做好审核工作，以避免因合同的漏洞与差错而导致经济损失。合同的审核要点如表3-7所示。

 

 
 

四、寄出成交签约函 

        外贸业务员应给国外客户寄出销售合同或采购订单，建议其迅速回签并及时开出信用证。

五、审核其回签合同

        对对方签回的书面合同，外贸业务员应及时、认真地审核，检查对方是否对合同做了我方不能接受的修改，如果有，应立即通知对方不能接受其对合同的修改，或者依据存档的副本向对方提出异议。
以上是已方起草合同的情况，如果合同是由对方制定并签字寄来，已方应做如下审核工作。
(1)从头到尾仔细检查各项条款是否合理，确保合同内容与洽谈过程中达成的条件、协议相一致，至少没有己方不能接受的条款。
(2)若有己方不能接受的条款，则不要签字，可直接寄给对方，请对方修改。
(3)要防止重复签署，造成一个合同两笔交易。
(4)对于合同中因对方大意而发生的书写、拼写错误，可视情况直接修改后签字。签字后己方留存一份，给对方寄回一份。