一、邮件营销的特色与优势分析
邮件是外贸行业中十分重要的一种沟通方式。目前，外贸电子商务模式主要包括外贸B2B模式、自建网站对外、B2C跨国在线零售代销模式等，而不管是哪种模式，在对外贸易过程中，外贸企业都应该主动使用对方熟悉的沟通方式。其中，欧美客户更习惯使用电子邮件商谈业务、寻找合作机会、确认合作事宜等。而利用邮件进行的营销就叫邮件营销。
邮件营销（E-mailMarketing）是外贸业务中常用的网上营销手段。在海外营销中，客户之间有80%是通过E-mail发送商务信函来进行沟通和交流的。国内要拓展外贸业务的外贸企业，必然要通过E-mail来进行自己的海外营销活动。
邮件营销就是把文本、超文本标记语言（HTML）或多媒体信息发送到目标用户的电子邮箱，以达到营销目的。
（一）邮件营销的优势
邮件营销具有图2-3所示的优势。
（二）邮件营销的劣势
邮件营销的劣势如下。
（1）无法推广至不知道自己网站的用户。如果发送给没有注册的用户，就是垃圾邮件。
（2）需要一定的文案和技术工作：电子邮件的制作工作不像关键词的制作那么简单，也不像发布一条网站广告那么容易。如果是自己建立发送平台，还需要不低的技术门槛和IP、服务器资源等。
（3）发送频率较高的电子邮件，会给客户造成困扰，给客户留下不好的印象，甚至会招致投诉。
二、成功进行邮件营销的策略
（一）制定发送方案
当企业确定海外的目标顾客群以后，外贸业务员要与专业人员一起确定目标市场，找出潜在客户，并根据客户的预期和需要确定邮件发送的频率。企业在制定邮件营销策略时，首先要确定此次邮件营销的目的，然后对目标客户做进一步细分，选择性地向目标客户发送邮件。
（二）发送邮件、收集反馈信息、及时回复
发送邮件时，可以选定群发邮件，也可针对某些顾客进行单独发送。另外，要认真收集整理顾客的反馈信息，对于顾客提出的问题要及时做出回复。执行完邮件发送任务之后，对邮件营销指标的监测也是一项非常重要的工作。其中，邮件营销指标主要包括开启率、退信率、回复率、点击率、转换率等。当然，对数据进行收集和分析也十分关键，以为下次的邮件营销工作提供参考。
（三）主动提供邮件服务
企业提供给客户的邮件服务应该包括两个方面：一是主动向客户提供企业的最新信息；是获得客户需求的反馈，将其整合到设计、生产、销售的系统中去。邮件服务的类型应该根据每次邮件营销的目的而有所不同。
三、寻找客户邮箱的方法
（一）多语言网络营销
多语言网络营销是企业在互联网上利用多种语言，面向不同区域、不同语言国家、开展形象宣传、产品推广和客户沟通的现代市场营销方式。多语言网络营销可以有效覆盖本地区所有英文国家和区域，也能够帮助企业进入非英语国家市场，面对众多使用本地语言的互联网用户，开展直接的市场营销。由于环球市场国家和区域的多样性，国际贸易主要的通用语言有英语、汉语、法语、德语、韩语、日语、俄语、西班牙语、阿拉伯语等。多语言网络是成本最低、最快速度进入国际市场的营销手段，与其他获取客户的方式相比，有着明显的优越性。
（二）B2B网站
普通B2B网站上的客户虽然不被重视，但还是有必要关注的，企业可以查看网站一个月内发布的相关信息，以寻找供求信息及客户公司的名称，然后到搜索引擎里面搜索客户公司的网址和邮箱。
（三）黄页
企业可以到欧洲黄页网站上寻找客户的邮箱地址，这样做虽然费时费事，但可以降低退信率。有的客户网站没有邮箱地址，只有一个反馈表格。企业可以用下面的方法找到客户的有效邮箱：以www.XX.com为例，在搜索引擎中输入“XX邮箱”进行搜索，就可以看到很多链接，不用打开，将邮箱地址粘贴过来即可。
（四）公司后缀搜索
把每个外国公司的后级名放到搜索引擎的搜索栏中，然后加上产品名称搜索，比如搜索“Co.Ltd rubber sheet”，就会出现很多公司的网址，然后通过网址找到邮箱。
四、如何写好并发送外贸邮件
（一）外贸邮件的撰写要求
外贸邮件的撰写要求包括以下几点。
1.邮件要规范
撰写外贸邮件最好使用统一的格式，最好有企业的商标，主要产品的图片、类别等，还可以利用外贸管理软件自动设置、修改后再使用。
2.格式正确、统一，邮件主题合理，拼写无误
所有发给客户的邮件应该采用统一的格式。外贸管理软件可以帮助设置相应的格式与主题。
（1）邮件主题最好有企业名称等，比如企业名称为“EXPORT”、行业为“PLASTIC”，这封邮件的内容是给一款产品报价，那么主题可以写“Export Plastic/quotation of item A”。这样做的好处是，既方便客户查阅，又方便自己以后查找发给客户的信息。来往邮件很多的客户，往往要花很多时间去查找以前的报价以及其他资料，但是若通过主题查找就很方便，会节省很多时间。
（2）邮件正文两端对齐：对于段落很多的邮件，正文两端对齐会显得很整洁。
（3）第一封邮件的落款最好写上“Mr.或“Ms.”，职位写“SALESMANAGER”（销售经理）等。不管你是不是经理都没关系，发件人的职位高会让客户觉得企业尊重他
（4）落款要有企业标识及详细的联系资料。
3.版面要整洁
在微软公司出品的邮件管理程序（Microsoft Outlook Express，OE）里面将摆写邮件的字体、字号（10~12号比较好）都设置好，不要一会儿大字一会儿小字；也不要过于花哨，特别是不要全篇都是大写字母，这会增加阅读的难度，让人反感。对于一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用大写、加粗、特殊颜色等突出显示。
4.拼写无误
在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否拼写无误。
5.表述准确
邮件要能够准确表达企业的观点，不要让客户产生任何收义，尽量避免使用有技义的单词或短语，尽量避免使用俚语等。
6.内容要详细
邮件应给客户提供非常详细的资料，回答其提出的问题，并将没有问到的问题也整理出来。有时候，外贸业务员提出的问题会让客户觉得其很细心、很可靠且非常专业。当然，详细并不是说将所有问题都和盘托出，应该学会在适当的时候谈适当的事情。
7.有条理
邮件内容要能够让客户清楚地看明白，谈完一件事再谈另外一件，混在一起会让人产生混乱感。在很多时候，邮件的内容要用“1、2、3、4”等标出来，这样客户就能清楚地知道外贸业务员要说或问什么。
8.内容呈现方式多样化
邮件的内容呈现方式可以多样化，比如配合图示说明、照片说明等。很多事情往往用语言很难说清楚，但借助一张图纸或一幅照片，就会一目了然。
（二）避免发送电子邮件的操作盲区
许多外贸企业在寻找有效客户、向目标外贸客户发送电子邮件等一系列的推广过程中会面临很多操作盲区，主要如下。
1.未经收件人许可而发送的电子邮件叫作垃圾邮件
在任何情况下，都不要给未经许可的邮箱地址发送电子邮件。这是一种浪费时间及成本的事情，而且这样做的后果轻则被直接删除邮件，重则遭投诉，导致网站被封。
2.使用免费邮箱进行电子邮件营销工作
企业不应该将雅虎邮箱等免费邮箱作为发送邮箱，因为这种邮箱通常注册即能获得，在客户看来过于随意，并且安全性不高。外贸业务员最好使用企业专有的企业邮箱来运作电子邮件营销，这样做一是能给人以信服的感觉，让别人觉得“这个企业是真实存在的”；二是能提高安全性，在你来我往的邮件中难免涉及客户的保密信息，而这些信息的安全性在免费邮箱里是无法得到保障的。
3.电子邮件里没有自我介绍和对客人的称呼
虽然大众赞同电子邮件内容应简洁明了，但是过于简洁以至于对收件人的称呼都被省略的邮件往往会被认为群发垃圾邮件，从而遭到收件人的方案，因为人都会有希望被重视的心里，如果邮件里包含对客户的称呼，那么他们一定会更乐于打开你的推广邮件。而在所发出去的推广邮件里，外贸业务员一定要表明自己的身份，不能用一些欺骗性的称呼代替外贸业务员的真实身份。
4.电子邮件缺乏个性化信息
即使企业的邮件列表都是经过许可的，企业的邮件营销行为也有可能会因为目标不明确而收效甚微。既然已经有了目标客户的电子邮件地址，接下来需要做的就是分析目标客户的喜好，细分目标客户群，通过优化电子邮件内容以定制更符合客户需求的电子邮件。
5.电子邮件内容缺失或过于复杂
企业发出的电子邮件应该内容完整、重点突出。为避免出错而无法打开邮件，最好通过文本的格式添加所想表达的信息，在初次发送的邮件里不要夹带任何链接和附件，因为很少有人愿意花费时间和风险下载陌生人发来的附件。另外，企业在每次发出电子邮件之前，务必先测试以确保邮件内容完全可以打开，以免错失商机。
五、如何减少海外邮件退信率
发出的邮件几乎全被退回，是附件有问题还是网址、关键词错误？其实，减少邮件退信率是有技巧可循的，主要包括提高用户邮件地址资料的准确性、了解邮件列表退信原因并采取相应对策、对邮件列表进行有效管理等。
（1）尽量避免错误的邮件地址。在加入邮件列表时，重复输入邮件地址，就像注册时确认密码一样。
（2）改进数据登记方法。这一点主要适用于通过电话人工记录用户邮件地址的情形，应对工作人员进行必要的训练
（3）发送确认信息。企业应在用户确认后再将其邮件地址加入列表。
（4）鼓励用户更新邮件地址。对于退回的邮件地址，当用户回到网站时，提醒其确认正确的邮件地址，或者对于错误的邮件地址做出修改，请求用户给予更新。
（5）让注册用户方便地更换邮件地址。用户改变邮件地址是很正常的，在改变之后让用户方便地更新自己的注册信息，才会获得更多的信息。
（6）保持列表信息准确。对于邮件列表地址进行分析判断，消除用户名或域名格式无发的邮件。
（7）利用针对邮件地址改变保持联系的专业服务。
（8）尽可能修复失效的邮件地址。当用户的邮件地排失效时，如果在用户的注册资料的有地址等其他联系方式，不妨用其他联系方式与用户取得联系，请其更新邮件地址。
