一、安排生产

       安排生产分两种情况：一种是外贸企业有自己的工厂，另一种是直接向供货公司订货。

（一）自己有工厂时的生产安排

       在确认订单后、外贸业务员要根据同客户所签订的合同，把客户的要求在生产通知单中列明。
在将客户订单转化为生产通知单时，外贸业务员必须明确客户订单中的产品名称、规格、型号、效量、包装要求、出货时间，各项信息都不得有差错，更要在生产通知单中注明特殊要求。只有这些资料明确、清晰，各相关部门才能凭此安排备料生产，做好生产计划。
       在打印好生产通知单后要将其提交给主管或经理确认，签字确认后下发到生产部。如有可能，在每次下发生产通知单时，外贸企业应召集相关部门主管开会，由负责此订单的业务员再次向其他部门讲解订单的详细要求，使与订单相关的部门能充分了解情况。这样在以后的工作中如某方面有所失误，其他人也可以给予指正。

（二）与国内生产企业签订供货合同

       如果外贸企业没有自己的生产工厂，那么外贸业务员就要积极寻找生产企业，并与之签订供货合同，并做好跟催工作。

二、生产跟踪

       为了使订单产品能保质、保量地在合同与信用证规定的交货期内装运出港，外贸业务员必须跟踪生产进度。

（一）跟踪生产进度的工具

       外贸业务员在下发生产通知单或与生产工厂签订加工合同后，为了更好地把控进度，必须要求对方提供一份“生产进度安排表”（见表3-12），然后根据该表对生产情况进行全面的跟踪。
       同时，外贸业务员应通过生产管理部的生产日报表了解每天完成的成品数量，对生产进定加以跟踪控制、最好制作一个跟踪表格。
在生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，外贸业务员一定要及时将情况反映到企业高层，以找到解决的办法。同时，为了跟踪产品的质量问题，有时候，外贸业务员要亲自到生产车间去检查产品质量、查阅产品质量检查报告。外贸业务员应多与各生产部门沟通，让它们能更明确地了解客户的意图，使生产更顺利，更好地满足客户的需求。

（二）客户供料跟催

       有的客户要求使用自己的物料，如彩盒、说明书或贴纸等。在这种情况下，外贸业务员一定要跟紧客户的供料。
       当收到客户寄来的物料后，外贸业务员需开立一张“客户供料通知单”，交仓管点数、品管验收。“客户供料通知单”应包括客户名称、订单号、数量、品名、交货日期、交货方式、制损要求、客户检验报告、客户检验规范、检验仪器等内容。
       当品管提出物料有异常时，需填写“客户供料异常处理单”。“客户供料异常处理单”应包括相关单号、品名、数量、异常内容、客户回文处理、实际处理等内容。填制此单后，外贸业务员将其传真给客户处理。

（三）客户订单变更的处理

       客户下单后，有时会发生临时更改订单的情况，如更改数量、型号、包装要求。
1.确认更改
       外贸业务员收到客户的更改通知后，应先确认更改内容是什么、工厂能否接受、工厂现有生产条件能否满足。如果是工厂不能完成的修改，则要同客户协商采用其他方法或本批货不修改。
2.书面通知相关部门
       如果是工厂可以完成的修改，那么外贸业务员应第一时间以书面的形式把更改的内容通知相关部门，特别是生产部。
（1）在订货通知单发出后，如客户临时有数量、交期或技术要求等变更要求，外贸业务员应另行填写“订货变更通知单”，并依上述要求分发至各单位。
（2）变更后的订货通知单应加盖“已修订”字样，并标记取消原订货通知单的号码。外外贸业务员应在分发新单的同时回收旧单，以免发生混淆。
在订货通知单发出后，如客户取消订单，则应发出“订货变更通知单”，通知各部门订单取消的信息，并回收原发出的订货通知单。
（3）如果是客户修改订单的产品型号、规格，则视同原订单变更，依变更流程处理，外贸业务员应根据新订单发出“订货变更通知单”。

（四）交货期延误的处理

       当发现有交货期延误的迹象时，外贸业务员应立刻与客户联系，寻求妥善的解决办法。
1.已方工厂原因
       如果是已方工厂的原因，比如因待料、技术等问题导致延退出货，外贸业务员应先从生产管理部了解新的交货期，再以传真或电话的方式告知客户，在取得客户同意之后，更改订单交货期。如果客户不同意交货期延退，或者取消订单，外贸业务员可与客户协商工厂负担部分运费或其他杂费，即通过做出让步以取得客户的同意。
2.部分订单客户供料不及时
       例如，当客户未提供应提供的包装材料、网印材料时，外贸业务员应以电话或传真的方式追踪客户的材料。

三、申领出口许可证

       出口许可证是国家实行配额商品管理的出口证件。根据我国相关规定，出口许可证管理范围内的商品必须在货物出口前向出口许可证管理部门取得贷物出口许可，于货物出口报关时的海关提供出口许可证，否则海关不接受其报关。

四、办理原产地证书

       原产地证书是出口国政府有关机构签发的证明货物原产地和制造地的证明文件。它是进口国海关实行差别关税，实施进口税率和进口配额等不同国别政策的依据。原产地证书一般分为一般原产地证书和普惠制原产地证书。
       办理原产地书证应遵循以下程序。

（一）第一次办理须注册

       如果是第一次办理，首先需要外贸企业在商检局或贸易促进委员会注册。至于所需文件申请单位须提供及填写以下文件资料：外贸业务员可以先到各个部门网站上面了解，或直接打电话到各地相关部门咨询。其体而言
（1）由工商行政管理部门颁发的当年有效的或经年审通过的营业执照正太或丽本复印件1份；
（2）企业进出口经营权相关文件复印件1份：
（3）企业法人组织机构代码证书复印件1份；
（4）中华人民共和国出口货物一般原产地证书注册登记表；
（5）会员入会申请表：
（6）注册报告。

（二）申请签证

       在本批货物出运前5日到商检机构办理申请事宜。外贸业务员在申请时一般应提交
（1）普惠制原产地证书申请书1份；
（2）出口商业发票（副本）1份；
（3）装箱单1份；
（4）普惠制产地证书1套：
（5）对含有进口成分的出口商品申请签证，申请人应填写“含进口成分商品成本明细单”
（6）商检机构认为有必要提供的其他有关单证（如信用证、合同等），须予以提供并如实解答商检机构提出的有关问题对首次申请签证的单位，商检机构将派专员到生产现场做例行调查。
       对非首次申请签证的单位，商检机构对申报内容有疑问，或认为有必要时，也可派员对产品的生产企业进行抽查。
       做好上述调查后，商检机构将填写“出口企业（或生产厂）普惠制签证调查记录”，以此作为是否同意签证的依据。被调查或抽查的单位有义务积极协助商检机构进行核查，提供必要的资料、证件和工作条件。

（三）签发证书

       商检机构在调意或抽查的基础上，逐一审核申请单位提交的有关单证，审核无设后签发普惠制原产地证书，交申请单位。