在结关预行并且货物已运往客户后，外贸业务供接下来就要协助单证员制作、审核各种单据，准备付汇结汇。

一、备齐结汇所需的单证

       在办理结汇时，外贸企业需要提供各种单证，外贸业务员要协助做好单证的准备工作。

（一）结汇单证的种类

       结汇单证按照签发制作人的不同，可分为自制单据、官方单据和协作单据，对于某一单具体业务的结汇工作究克需要哪些单证，单证员需要根据合同和信用证的要求进行准备。

（二）各种单据的日期关系

       各种单据的签发日期应具有逻辑性，并符合国际惯例，通常提单日期是确定各单据日期的关键，汇票日期应晚于提单日期、发票日期等，但不能晚于信用证的有效期。各种单据的日期关系如下。
（1）发票日期应在各单据日期之首。
（2）提单日期不能超过信用证规定的装运期，也不得早于信用证的最早装运期。
（3）保单的签发日期应早于或等于提单日期（一般早于提单2天），不能早于发票日期。
（4）装箱单日期应等于或退于发票日期，但必须在提单日期之前。
（5）原产地证书日期不早于发票日期，不退于提单日期。
（6）商检证日期不晚于提单日期，但也不能早于提单日期，尤其是鲜货等容易变质的商品。
（7）受益人证明日期等于或晚于提单日期。
（8）装船通知日期等于或晚于提单日期后3天内。
（9）船公司证明日期等于或早于提单日期。

二、制作单证

（一）制作单证的总体要求

       信用证是外贸业务中最常见、使用最广泛的结算方式，因此单证员在制作单证时，应确保单证整体满足“严格符合”的要求。
（1）单证一致。即所有单证的有关规定与信用证中的要求不能矛盾。
（2）单单一致。即信用证项下提供的所有单证的相关内容一效，不能彼此矛盾。
（3）单货一致。即单据上记被的内客应与实际货物内容一数。在信用证付款方式下，尽管是采取凭单付款的模式，但信用证是基于合同开立的，如果单货不一致会出现所交货物与合同不符的情形，从而产生违约责任。

（二）具体制作

       单证员在具体制作各种单证时，应保证及时、简明和有序。

三、审单

（一）排列单据审核顺序

       单证员将审单记录表放在桌面右边，把单据放在桌面中间，单据的顺序是：汇要一“商业发票一包装单;创数第二个是保险单、倒效第一个是提单。排列单据时要有固定的开头次序和定的未尾次序，中间次序任意，线后把信用证放在桌面左边。

（二）横审

（1）信用证如有修改，单证员应根据修改条款核对有关单据。
（2）单证员应将信用证从头到尾地阅决一遍，每法及一种单据，立即与该单据核对，以达到单证一致。
（3）单证员应阅读信用证文句，并与单据核对，发现不符点立刻记录在审单记录表上。单证员可在记录文字后面写上“改”“加”“补”字样，待改正后，在这些字上画图表示已改正。
（4）单证员将审完的单据反转放置在桌面中间的未审单据前面，待全部单据审完后，单证员将已经反转放置的单据翻过来即可恢复原状。

（三）纵审

       纵审的目的是要达到单单一致。经过横审和纵审后没有发现不符点，或发现不符点已经改妥，即可确定单据全部相符。
（1）单证员以发票为中心，与其他单据换个核对，先将被核对的单据本身阅读一遍，然后与发票的相同资料核对是否一政。
（2）单证员对提单与保险单进行核对。

四、交单结汇

       出日商在正确结制了各种单据后，应在信用证的有效期内，向银行迎交办理议付结汇手续。

（一）及时交单

       交单是指出口商将市核无限的企套外证送交议付银行的行为。交单的基本要求是单证正确、完整、提交及时。交单方式主要有以下两种。
（1）两次交单。两次交单也称预审交单，是在运输单加签发前，先将其他已备妥的单据交银行预审，发现问题及时更正，待货物装运后收到运输单据，可以当天议付并对外寄单。
（2）一次交单。即在全套单期收齐后一次性送交银行。
       由于此时货物已发运，一且银行审单发现不符点需要退单修改，就容易耗费时日以致逾期而影响收汇安全。因此，出口企业应与银行密切配合，采用两次交单方式，加速收汇。

（二）控制好交单时间

       提交单据的期限由以下三种因素决定
（1）信用证的失效日期；
（2）装运日期后所特定的交单日期；
（3）银行在其营业时间外，无接受提交单据的义务。
       信用证中有关装运的任何日期或期限中的“止”“至”“直至“自从”及类似词语，都可理解为包括所述日期；“以后”一词可理解为不包括所述日期。
“上半月”“下半月”可理解为该月1—15日和16日至该月的最后一日，首尾两天均包括在内。“月初”“月中”或“月末”可理解为该月1-10日、11-20日、21日至该月最后一日首尾两天均包括在内。

（三）结汇的方式

       出口合同多采用信用证的方式结算，信用证项下的出口单据经银行审核无误后，银行按规定的付汇条件，将外汇结付给出口企业。常见的结汇方式有以下三种。
1.收妥结汇
       收妥结汇又称收安付款，是指议付行收到外贸企业提交的出口单据后，经审查无议，将单据客交国外付款行索汇，待付款行海外汇付给议付行后，议付行按当日外汇牌价结算成人民币交付受益人。此种方式收汇较快，为我国银行普遍采用。
2. 定期结汇
       定期结汇是指银行在收到出日企业提交的出口单证，经与信用证有关条款审核无议后，的合理的工作日，规定一定的给汇时间，到期后由银行主动将外汇站付出口企业的一降站汇方式。
3. 出口押汇
       出口押汇即银行根据出口商的申请，凭收取的全套单据作为质押进行审核，按汇票或发票面值，扣除从议付日起到估计收到开证行或偿付行票款之日的利息，将货款先行垫付给出口商，然后向开证行寄单索汇。如果开证行拒付，议付行可向出口商追还已垫付的货款。

五、单证存档保管

       出口单证是出口业务的主要凭证，出口商在交单结汇后应将一整套的单据副本进行归档保管。
       尽管一笔外贸出口业务的合同已经履行完毕，但由于各种因素，往往还需查阅这些单据。例如，保险事因的发生，进口商对品质、数量的异议及索赔等，万一此类事件发生，就需查阅出口单证。因此，外贸企业应把每笔出口业务的全套单据留有一套副本归档保存备查。由于与贸易有关的诉讼时效是自货到后起两年有效，所以，单据的保存期一般为2～3年。