外贸业务人员要经常跟进工厂订单的生产进度，在交货期前十多天，询向工厂是否可以按时交货。如可以，则准备向货代订舱,同时安排验货入员验货。验货合格后,跟单员要向货代订舱，并在规定的日期内安排出货。这一阶段的工作事项很多，为使货物顺利地在合同规定的交货期前交运，外贸业务人员要跟踪好每个生产、交货环节。
一、给客户发送发货装箱资料单
外贸业务人员应提前通知客户出货信息。外贸业务人员应制作“发货装箱资料单"并将其发送给客户，通知客户此单产品可以出货。一般而言，客户接到发货装箱资料单后，会通知出货日期、方式。
二、开具出货通知单
一般情况下， 外贸企业只有在得到客户确认的书面文件之后才可以出货。客户在接到发货装箱资料单后，一般会通知出货的日期、方式，外贸业务人员如果有任何疑问，一定要询问清楚。外贸业务入员接到客户的通知后，即呵开具出货通知单出厂申请单等票据,并联系运输公司。
三、找一个好的货代(货运代理)
货代即货运代理，通过接受发货人的委托，以委托人的名义为共办理国际货运及相关业务并收取相应的报酬。
(一)收集货代信息
从事货运代理的公司很多,业务人员在选择货代前需要收集各种货代的信息，主要可通过以下途径进行:
(1)在网上发布信息，吸引相关的货代公司主动联系;
(2)登录各种外贸论坛如福步论坛，与论坛人员交流，了解各货代的优劣势;
(3)使用百度、雅虎等搜索引擎,输入关键词，了解货代信息;
(4)通过朋友的介绍了解货代信息。
(二)初步筛选货代
收集完货代的相关信息后，业务人员就要进行初步筛选，主要可从优势航线、航运价格和服务水平三方面进行考虑。
(三)选择合作的货代
通过对货代进行初步筛选后，业务人员就要与可能合作的几家货代进行商谈,并最终确定合作的货代。一般来说， 在初步筛选时主要从航线、服务水平进行考虑,以确保能如期地交货。在最终选择时，主要考虑航运价格，所以要就价格与货代进行协商。业务人员在协商价格时要从节省运费开支的角度出发，但也不能太过苛刻。具体应注意以下事项。
(1)由于货运淡旺季和油价的变动，会导致航运价格有所变动。因此在询问价格的时候，要告知其大致的出货时间，请货代告知可能的运费变动趋势。
(2)多询问几家贷代了解实际趋势，并选择那些能够如实相告、提供合理建议的货代来合作。
(四)配合货代的工作
在确定好货代，谈好价格以后，业务人员要积极配合货代的工作，把运输安排得稳妥周详一些，只要条件允许，就提前安排相关工作，给货代足够的时间来进行后续的操作。一般来说，工作过程大致如下所示。
(1)向货代订舱。
(2)货代发送货物进仓通知。
(3)对于整柜货物，货代会安排集装箱拖车:对于拼柜货物，委托企业要按照货代进仓通知的指示将其按时送进指定仓库。
(4)业务人员要把报关资料(即报关所需的发票、装箱单、报关单及其他所需单证)及时交给货代，委托货代报关。如果是自己报关，则要按照货代规定的时限完成报关。
(5)报关装船的同时，与货代核对提单内容,把客户对提单的种种要求告诉货代，请货代按照要求制单。货代以最后确认的内容格式出具提单。
(6)船开后，货代会核算、告知所需费用，并出具运费发票,业务人员要及时付清费用，取得提单。
时间安排上则很有讲究, -般采取倒推计算方法，先确定最后期限，再根据操作步骤倒推计算时间。我们举例予以说明。业务人员了解了过程，基本上就理解了时间安排的惯例，即一般提前一个星期订订舱，提前两天完成货物进仓和报关事宜。
其中需要格外注意的就是节假日和周末的影响。因为报关出运需要出口方、货代、码头、海关等几方操作，节假日和周末特别容易造成配合与联系上的脱节。尤其春节、劳动节、国庆节长假，是海运出货最容易出问题的时段，而一旦出问题就没法及时解决。因此在与客户订立合同的时候，最好避免在长假内出货。实在需要假期内出货的，则要提前完成相关机构的衔接工作。同时与货代、工厂之间保持密切联系，索要经手人的手机号码等应急联系方式，预先理顺操作环节，预计可能的意外并准备必要的应急预案。
四、租船、订舱
货物交付和运输过程之中,如货物的数量较大，可以洽租整船甚至多船来装运,这就是“租船"。如果货物量不大，则可以租赁部分舱位来装运，这就是“订舱”。当卖方备妥货物，收到国外开来的信用证，并且经过审核无误后，能否做到船货衔接，按合同及信用证规定的时间及时将货物运出，主要决定于租船、订舱这个环节。
(一)基本要求
租船、订舱的基本要求主要包括以下几点。
(1)根据合同中不同的价格条件，在具体租船、订舱时应遵循各自的要点。
(2)如果货物不够装满一个集装箱(集装箱是-一种能反复使用的便于快递 装卸的标准化货柜)，需以散货的形式运输，应向货代公司订收货舱位。拿到入舱单后，还要了解货物彼舱时间、货物入舱报关要求等内容。
(3)向运输公司订舱时，-一定要发送书面订舱单，注明所订服名、船期、货柜类型及数量、装货港、目的港、货物名称、重量、体积、发货人及收货人信息等内容,以避免出现差错。
(二)租船、订舱程序
1.填写货物订舱委托书
发货人委托货运公司(船公司或货代)托运货物时,需填写货物订舱委托书预订舱位。发货人根据贸易合同和信用证条款内容填制货物订舱委托书，委托船公司或货代办理货物托运。船公司或货代依据订舱委托书内容,并结合船舶的航线、装货港、目的港、船期和舱位等条件预订船期及舱位,并将装货单( Shpping Order, S/O,俗称落货纸或出仓纸)发给发货人，让其及时安排拖车公司将货物运输到指定地点。
在实际贸易操作中，一般是船公司或货代给发货人发送正式的s/o,发货人在验货完成后把s/O传真给拖车行(S/O上注明拖柜时间、地点及联系电话等信息),用来制作相关运输单据。
2.货运代理办理托运(以集装箱发货为例)
(1)货代接到货物订舱委托书后，根据和客户谈好的情况让船公司安排舱位。
(2)船公司发放s/o :船公司确认有舱并给货代发放S/O。S/O 是货物提柜、装船的凭证。
(3)凭s/o提柜:货代拿到s/O后根据s/O的指示打单，并去指定地点提柜。
(4)货代提柜后，将其运至工厂装货，当货物装卸完毕后，关柜门、打铅封，并将铅封上的编号登记在还相纸上。
注:封条其实就是一个由塑料或金属制成的锁头，是一次性的。
五、制作装箱单
装箱单是发票的补充单据，它列明了信用证(或合同)中买卖双方约定的有关包装事宜，便于国外买方在货物到达目的港时供海关检查和核对货物。通常，外贸企业可以将其有关内容加列在商业发票上,但是在信用证有明确婴求时，就必须严格按信用证约定制作。
(一)装箱单的格式
装箱单(Pecking Lit)着重表现货物的包装情况，应包括出货的品名规格、数量、箱数、毛净重、包装尺码、总体积、箱号、唛头等。不同公司的装箱单，其格式也不一样。
(二)装箱单的内容和缮制要点
装箱单的内容和缮制要点如表所示。
装箱单每项内容的填写一定要准确无误，特别是品名、件数、数量、重量等,一定要与实物-致。否则，一旦被国外海关查实,轻则以走私货罚设，重则要追究刑事责任。
(三)装箱单缮制中的注意事项
(1)有的出口公司将两种单据的名称印在一起，当来证仅要求出具其中一种时，应将另外一种单据的名称删去。单据的名称必须与来证要求相符。如信用证规定为“Weight Memo",则单据名称不能用“Weight List".
(2)单据的各项内容应与发票和其他单据的内容一致。如装箱单上的总件数和重量单上
的总重量应与发票、提单上的总件数或总重量一致。
(3)包装单所列的情况应与货物的包装内容完全相符。
(4)如来证要求提供“中性包装清单”(Neutal Packing List),应由第三方填制，不要注明受益人的名称。这是由于进口商在转让单据时，不愿将原始出口商暴露给其买主，所以才要求出口有出具中性单据。如来证要求用“空白纸张”(Plain Paper)填制这两种单据，在单据内一般不要表现出受益人及开证行名称，也不要加盖任何签章。
六、排柜
排柜的目的是尽量降低海运费。例如，20英尺柜和40英尺柜都可以装下一批货物，企业一般会选择20英尺柜,因为20英尺柜的各项费用肯定比40英尺柜低;另外一种情况就是客户订单里的产品规格、型号比较多，尺寸也不一样,所以，需要经过仔细计算，使装货数确尽量多，通常的做法是选择最经济、最合适的柜型，装尽可能多的数量。
(一)了解货柜尺寸
货柜共分两种规格，40 英尺和20英尺两种, 20 英尺柜的外尺寸为20英尺×8英尺×8英尺6英寸”:40英尺柜的外尺寸为40英尺×8英尺×8英尺6英寸。此外40英尺柜及20英尺柜还分高柜及一般柜。
(二)排柜方法
各种排柜尺寸不一，业务人员在做具体安排时应注意以下技巧。
(1)在计算货物外箱体积的时候，在外箱实际尺寸的基础上长、宽、高各加1厘米算单个外箱的体职。
(2) 20英尺柜-般是24-28立方米,不要超过28立方米, 40 英尺柜体积的安全上限是58立方米, 45 英尺高柜体积上限是78立方米。这里所说的上限是实际能装的体积,并不是柜子内部的空间体积，因为装柜时有浪费，很难100%地利用空间。
(3)每类柜子的重量也是有限制的，货物的毛重不能超过其限制，尤其要考虑有些国家的相关规定。
(4)要尊重客户的要求，如唛头朝柜门口、同一个款号要堆放在一起等。
(5)要考虑到海关查验的需要。
(三)统计货柜安排
对于排柜情况，应以表格形式列明，并将该表格交给工厂,以便其做好相应准备。
七、出口商品厂前检验
出口商品出厂前的检验，主要分为生产检验、验收检验和第三方检验。要确保出口商品的质量，外贸业务人员必须做好出厂前的检验。
(一)生产检验
生产检验又称第一方检验、 卖方检验,是由生产企业或其主管部门自行设立的检验机构，对所属企业进行原材料、半成品和成品产品的自检活动。生产检验的目的是及时发现不合格产品,保证质量,维护企业信誉。如果是自己加工的企业，外贸业务人员要在平时做好跟踪工作。如果是代理加工,外贸业务人员则要在前期注重对加工工厂的选择，应选择信誉较好的工厂代加工。
(二)验收检验
验收检验又称第二方检验、买方检验，是由商品的买方为了维护自身及其客户利益，保证所购商品符合标准或合同要求所进行的检验活动。目的是及时发现问题，反馈质量信息，促使卖方纠正或改进商品质量。外贸企业应常派“驻厂员' ,对商品质量形成的全过程进行监控，对发现的问题，及时要求生产方解决。
(三)第三方检验
第三方检验又称公正检验，法定检验，是由处于买卖利益之外的第三方(如专职监督检验机构)以公正、权威的非当事人身份，根据有关法律、标准或合同所进行的商品检验活动，如公证鉴定，种裁检验、国家质量监督检验等。目的是维护各方合法权益利国家权益协调矛盾，促使商品交换活动的正常进行。
(四)填写检验单
外贸业务人员在对出口商品进行出厂检验后,需要填写“出口商品出厂检验单”
八.接待客户成第三方验货
在交货期前一- 周，要通知客户验货。如果客户要自己或指定验货人员来验货, 要在交货期一周前，约客户查获并将查获日期告知生产部（或生产厂家）。如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。
（一)准备工作
外贸业务人员在验货前要做好以下准备工作。
1.了解验货标准
如果合同规定容户验货或第三方验货，则在订货后，业务人员就应要求客户或第三方验货公司提供一套验货标准。
2.了解验货内容
业务人员只有了解验贷内容才能做到心中有数，一般来说，验货内容主要包括以下方面。
(1)在正式验货前，询问订单的情况，如整批货物是否都已生产完成?如没有全部完成，那完成了多少?已打好包装的成品有多少?没完成的是否正在做?如货物正在生产中,验货人员可能要去查看生产过程。余数什么时候完成?对已完成的货物，验货人员会查看并记记录
堆放情况并点数(点箱数/卡板数)。注意，这些情况都会填写在验货报告中。
(2)用照相机拍下和核对外箱唛头和装箱情况，查看其是否与落货通知书要求相同，如果还没装箱，验货人员会询问工厂纸箱到位没有。如果已经到位，就算还没装箱,其也会先检查纸箱唛头、尺寸纸箱的质量、清洁度和颜色等，但通常会让工厂先装一箱进行检查:如纸箱还没到，则会询问什么时候到。
(3)称货物的重量(毛重)和量度外箱的尺寸是否与所印的落货通知书符合。
(4) 在验货报告上填写具体装箱资料，如多少只(个)入一内盒(中盒),多少只(个)入一外箱，写法为:50只/内盒，300只/外箱。还要检查纸箱是否已打包好,外箱是否用“工”字形封箱胶带_上下封好。
(5)按照指示进行摔箱测试。
(6)抽样检查外箱是否有破损，检查内盒(中箱)是否是四页盒，内盒内的间格卡是否有杂色。
(7)检查产品有无破损。
(8)根据标准数量指示抽查货物。
(9)用照相机拍下货品情况包括不良品和在生产线上的情况。
(10)核对货品与菲林片和有关要求是否一致，如产品颜色、商标颜色和位置、大小、外观， 产品表面处理效果、产品功能等。
(1)检查彩盒有无破损，有无折痕，印刷效果是否优良,是否和打样一致。
(12)检查货品是否使用全新原料，原料要无毒，油墨也要无毒。
(13)检查货品各零件是否装好、装到位，不可松动成脱落。
(14)检查货品功能是否正常,操作是否正常。
(15)检查货品有无披锋,不可有毛边利角。
(16)检查货品和纸箱(包括包装彩盒、纸卡、塑料袋、不干胶、气泡袋、说明书、发泡等)的清洁度。
(17)检查货品是否完好和在良好情况下存放。
(18)验货人员镇写验货报告后，应告知不良品及其具体情况，然后让负责入签名并写上日期。
(二)接待并配合验货
外贸业务人员要提前通知相关部门将所验货品准备好，并派人协助搬运、开箱等工作。在实际验货时，要全程陪同跟踪，并回答验货人员的各种问题，确保验货正常进行。
(三)应对第三方验货人员的刁难
在生产产品之前，业务人员一定要与客户就相关的检验、技术达成歌，并形成文件，以防止第三方验货人员的刁难。如果在实际验货时，第三方验货人员违背文件的规定，业务人员可以请他们在提出问题的样品上签字,留下证据。
九、安排拖柜
货物生产完成并验货通过后，外贸业务人员就可以委托拖车公司提柜、装柜，并注意以下事项。
外贸业务人员应选择安全可靠、价格合理的拖车公司签订协议，长期合作，以确保安全及准时。
外贸业务人员要给拖车公司发送以下资料:订舱确认书/放柜单、船公司名称、订舱号、拖柜委托书、装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行及装船口岸等。
外贸业务人员要给工厂发送一份装车资料， 列明上柜时间、柜型、订单号、车牌号以及司机的联系电话。
十、跟踪装柜
在货物装柜时,外贸业务人员要进行全程监督。
(一)装柜前的跟踪
外贸业务人员应在出货前一天通知有关人员并确定出货数量。在出货日应跟踪货柜车是否到厂。如果没到厂,应与船公司联系,询问具体情况，并且与货柜车司机联系询问其到厂的大概时间，以便通知工厂做好准备。
(二)协助装柜
外贸业务人员应协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后,外贸业务人员要监装，指导货物的摆边。如果-个柜中装有几种货物, 那么每一规格的货物都要留一两箱放在货柜尾部用于海关查货。
(三)填制提货单
待货物快装完时，外贸业务入员要为每-个货柜填制一份提货单, 待装货完车后支货柜车司机签名确认；告诉司机报关地点、报关员联系电话。如果有报关资料，应请货柜车司机机带给报关员，做好签收工作。
(四)通知放行
出货手续办理完毕后，工厂会通知保安放行。为确保安全，许多工厂都设置了保安人员，并制定了相关的物品出入管理制度与表单，任何人都必须遵守。所以外贸业务人员应将当日出货事宜告知保安人员，并填写相关放行条。
十一、出货反馈跟踪
(一)发出装运通知
货物装船后，外贸业务人员应及时向国外买方发出“装运通知”，以便对方准备付款、赎单，办理进口报关和接货手续。
装运通知的内容一般包括订单号或合同号、信用证号、货物名称、数量、总值、唛头、装运口岸、装运日期、船名及预计开航日期等。在实际业务中,外贸业务人员应根据信用证的要求和客户的习惯做法，将上述项目在电文中适当地列明。
(二)反馈运输状态信息
货物发出以后，业务人员应通过有效的反馈系统，握与货物相关的运输状态信息。这些信息主要有:
(1)运输安全与否，运输途中是否发生意外，安全保障状态如何;
(2)通关是否顺利，如果不顺利，需要采取哪些补救措施;
(3)运输效果如何，是否能够按预期的计划交给客户;
(4)其他不可控的必要信息，如台风、地震等。
(三)统计出货情况
外置业务人员要续计订单的实际出货完或情况。落实未完成事项能够充成的具体日期，并把统计结果呈报责任部门和上级。
(四)客户收货追踪
货物运出工厂后，业务人员需将所出货物订单规格及数量等登记在客户出货追踪表内。司机要将具有接收者签名的货运单或入舱单签名回联带回，以便业务部门确认,必要时将此单发送给客户，表示货物已从工厂运出。在估计客户收到货物时，业务人员需将收货确认单交给客户，要求确认后签名盖章传回，表示已收到货物。
(五)出货遗留事项处理
对于出货遗留及其变动事项，外贸业务人员需要进行彻底的处理，以确保达到出货目的，出货遗留事项处理主要包括统计订单的实际出货完成情况，落实来完成事项能够完成的具体日期，把统计结果呈报责任部门和上级，让其确认发货日期，以便做相应的验货、订舱等安排。
十二、获得运输文件
出货后业务人员要及时与船公司联系，催促其出具货远提单样本及运费账单,以便做好结算工作。
(一)督促船公司出具货运提单
最迟在开船后两天内,外贸业务人员要将提单补料内容发送给船公司或货运代理，催促尽快开出货运提单样本及运费账单。补料要按照信用证或客户的要求完成，保证货物数量准确。船公司应随同货运提单开出装船证明等。
(二)仔细核对货运提单样本
外贸业务人员在仔细核对货运提单样本无误后，应向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认，要先给客户发送货运提单样本，得到确认后再要求船公司出具正本。
货运提单样本就是货运提单草稿，一般在船开后才会出具，然后传给托运人。因为可能存在输入错误等，所以需要托运人核对确认，没有问题就写上“好"后回传。要确保补料的准确性，因为每更改一次货运提单都要收费，所以最好一次完成。货运提单的审核非常重要,否则会导致很多麻烦。业务人员应着重审核:提单种类、份数、抬头、收货人、通知人、出单人、承运人、指示方、装货港、卸货港、货物描述、转船分批、装运措述、清洁性描述、装船批注、背书描述，原则是要符合信用证要求，事实和常理。
(三)及时支付运杂费
支付运杂费时，业务人员应填写运杂费支付登记表。付教后，业务人员应通知船公司，并及时取得货运提单等运输文件。一般来说， 只有先付清运杂费才能拿到货运提单正本，所以要及时付款。付款方式可以是现金存款、电汇或者支票。如果支付现金或者电汇，需将银行付款水单发送给船公司,证明已经付清了运杂费，然后就可以让船公司快递提单或是自取提单了;有些船公司则要确认款项到账后才提供货运提单正本。如果采用支票付款，只要支票到达船公司就可以要求寄出货运提单正本。
